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基本の基本の英会話【電話でコミュニケーション・電話を受ける時の英語表現】

基本の英会話
海外経験を積みたい!キャリアアップしたい!いろいろ世界を見てまわりたい!

留学を決意する理由は人それぞれだと思いますが、やはり大前提として皆さんが目的とするのは「世界共通語である英語を身につけたい!」ではないでしょうか?

このシリーズでは「留学先で自信をもって使える表現」ということにポイントを置いて、基本の基本の英会話を発信したいと思います。



今回は「電話でコミュニケーション—電話を受ける時」です。

皆さんは英語を使って電話でコミュニケーションを取ったことはありますか?

よく聞くのは「電話が鳴って、応答したら、急に英語で話し始めて驚いた」「とっさにひと言、ふた言話せても、そのあとが続かない・・・」。



ついには「日本語で話し倒した」とか、「話せる人に電話をかわった」、「一方的に電話を切ってしまった」なんていう人もいるようです。

今回は、何回かにわけて、電話で使える基本のひと言をご紹介したいと思います。



「電話が鳴ってますよ」

例えば、皆さんのオフィスに外国人のスタッフが勤務していて、近くの電話がなり、取ってもらいたい場合。

または、お友達のスマホに電話がかかってきて、鳴っていることを教えてあげる場合など、どういう言い方があるでしょうか?

・Telephone!
(電話ですよ!)

・The phone is ringing.
(電話が鳴っていますよ)

・I think I hear the telephone.
(電話がかかってきたようです)

・Is that your phone ringing?
(あなたの電話がなっているのではありませんか?)



‘Telephone!’というひと言は、とっさに伝えるにはわかりやすいですが、印象としてはちょっと雑で、荒い印象ですよね。

通常であればこれ以外の表現で伝えるほうがいいかもしれません。



「電話を取ってくれませんか?」

電話がかかってきたとき、他の業務に対応中だったり、すぐに取れなかったりする場合もあります。

その時は、近くにいるスタッフに頼むしかありませんが、どういう言い方があるでしょうか?

・Answer it!
 (電話をとって!)

・Somebody answer the phone!
(誰か電話をとって!)

・Excuse me. Could you get that for me?
(すみません。電話をとっていただけますか?)

・Could someone answer that? 
(どなたかとっていただけますか?)

・Would you mind pick up the phone?
(電話を取っていただけますか?)


「電話を受ける」という意味の英語表現には、以下のような言い方があります。

1. Get the phone
2. Answer the phone
3. Pick up the phone



さて、’Answer it!’なら直接的でとても分かりやすい表現ですが、通常であればやはりキツイ、そしてちょっと上から目線的な印象がありますよね。

英語でも言い方や、言い回しで受ける印象が違います。

状況によって使い分けるようにしましょう。



「(電話に)私が出ますね!」

自分自身が電話を取るときは、I’ll get it. (私がでます)でOKです。

・I’ll get it / I’ll answer that. / Let me get that. 

などが使えます。





「どちら様ですか?」

さて、皆さんが電話を取って相手が英語を話し始めたら、まずどう話を始めますか?

相手が一方的に話始める場合もありますね。

その場合は、「どちら様ですか?」と相手を確認するかと思いますが、同時にこちらも名乗りましょう。

・Who’s calling, please? This is International Global Company, International sales Department, 〇〇, speaking. 
(どちら様ですか?こちらはインターナショナルグローバル会社、国際営業部の〇〇ですが。)

・May I ask who’s calling? This is ~.
(どちら様ですか?こちらは~です。)

mayを使うととても丁寧な印象で、お奨めの表現です。



・Who is this? This is ~.
(どなた?こちらは~です。)

電話だとこの表現は大変不躾で不愛想に聞こえます。

ビジネスシーンでは使い方に注意が必要です。

自宅などへの不審電話がかかった場合だけに使った方がいいでしょう。



「どのようなご用件でしょうか?」

さて、皆さんと相手が名乗り合ったところで、相手の用件を聞かなければなりませんが、どのように伝えたらいいでしょうか?

・May I ask what this is about?
(どのようなご用件でしょうか?)

相手がまた一方的に話し出したり、聞き取れなかったりした場合も、一言’Excuse me.’(すみませんが)といってからもう一度聞き返しましょう!

・Excuse me, but could you speak a little slower, please?
(すみませんが、もう少しゆっくり話していただけますか?)



電話は相手が見えない分、焦ってしまうことがあるかもしれませんね。

しかし、相手の言ったことをしっかり理解せずに対応すると、さらに失礼な結果を招いてしまいます。

ここは慌てず、ゆっくり話をしてもらうよう相手側に促しましょう。



「どちらの○○におかけでしょうか?」

電話相手が、「Smithさんをお願いします」と言いました。

しかし、社内にSmithさんが3人も!!

そんな時は、焦らず、どのSmithさんか確認しましょう。

・There are three people with that name.
(その名前は3名おります)

・We have three people here by the name of Smith.
(ここにはSmithという名前の者が3名います)

・Which Smith do you want to talk to?
(どちらのSmithにおかけでしょうか?)

・Could you give me her family name / first name?
(彼女の苗字/名前をいただけますか?)





「おつなぎいたします」

担当者に代わるとき、つなぐときに、相手に何もいわずに保留ボタンを押したらびっくりされてしまいますね。

丁寧に一言つけて、保留にしましょう!

・Just a moment, please.
(少々お待ちください)

・I’ll get him / her for you.
(彼/彼女に代わります)

・I’ll put you through.
(おつなぎいたします)

・Please do not hang up while you’re being transferred.
(おつなぎしますので、そのままでお待ちください)

’Hang up’は「電話を切る」という意味です。

この表現は電話を転送する前に使われる便利な表現ですので、覚えておくと良いですよ。



ここまではスムーズに電話がつながるケースになります。

次の項目では、つないだ時に担当者が不在だったバージョンになります。



「すみません、あいにく離席中です」

ビジネスシーンで多いシチュエーションは、席にいない、離席しているパターンでしょう。

席にいない場合はどう説明したらいいでしょうか。

・He/She is not in at the moment.
・He/She is out.
(離席中です)

電話の相手がいない場合、"He is not here."とか"She is out."だけでは、少々不躾で愛想がない印象があります。

この表現を使う場合は"I am afraid~"や、"I am sorry~"を前につければ「すみません、あいにく離席中です」というニュアンスを伝えることができます。

・I am afraid / I am sorry, but he /she is out at the moment.
(すみません、あいにく離席中です)



また、つないだら、相手が外出していた!休憩中で席にいない!ということも十分考えられますね。

その場合はどう伝えればいいでしょうか。


「外出中です」「休憩中です」

・I am afraid, but he just stepped out. 
(すみませんが、彼はついさっき外出しました)

"step out"は「外に出る」という意味です。

・He just left / went out. 
(外出中です)



・She went out for lunch.  
(彼女は昼食に出ています)

・She is on her lunch break.
(彼女は食事休憩中です)

break:ちょっとした休憩
coffee break:コーヒー休憩
winter break:冬休み



「まだ出社していません」「すでに退社しました」

まだ出社していなかった!もう帰宅してしまった!という場合の表現です。

・I am sorry, but He’s not in yet.
(すみませんが、彼はまだ出社していません)

"be not in"で離席中になりますが、"yet"がつくと「まだ」出勤していない、というニュアンスになります。

・She hasn’t come in yet.
(彼女はまだ出社しておりません)



・He’s gone for the day.
(今日は退社いたしました)

今日は仕事を終え帰ってしまった、というニュアンスになります。

・He just left for home.
(彼はついさきほど退社しました)

「本日は退社した」という意味で、’left for home’と表すことができます。



「休暇を頂戴しています」「出張中です」

また、夏休みや通常の休暇、さらに出張でオフィスを不在にしていることもあります。

・He is on vacation / holiday now.
(彼は今休暇中です)

・She won’t be in today.
(彼女は本日休暇をいたただいています)

・He’s taking a few days off. 
(彼は数日休暇を頂戴しています)

・He’s on a business trip / He’s away on a business trip.
(彼は出張中です)





「退職しています」

ちなみに、すでに電話をつなぐ相手が退職してしまっている場合は、どう説明すればいいでしょうか?

・She’s no longer working here.
・He’s no longer with us.
(彼女/彼はもはやここで働いていません)

"no longer"は「もはや~ではない」という意味です。

・He resigned from this company / 
 (彼は辞職しました。)

"resign"は、「辞任する、辞職する」という意味です。

・she retired from this company.
(彼女は定年退職しました)

"retire"は、「(老齢や定年で)退職する」という意味です。

・He left this company last year.
(彼は去年この会社を退職した)

"leave the company"は、「退職する、会社を去る」という意味です。 






まとめ

今回は、「電話でコミュニケーション—電話を受ける時」の英語表現についてご紹介しました。

英語の電話が苦手!という人は意外と多いと聞きます。

相手が見えない分、耳だけが頼りで不安になりますよね。

まずは焦らず、慌てず、聞き取れない場合には、何度も聞き直して、話すことをあきらめずにトライしてみましょう。



私は英語の電話に驚いて、思わず切ってしまった(!)経験がありますから、皆さんはそのようなことがないようしっかりと覚えていきましょう!



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